Como criar um plano de ação? Passo a Passo com modelos

Plano de ação, também conhecido como Plano de Atividades ou Plano de Trabalho, é uma ferramenta utilizada para organizar melhor o cronograma de suas atividades. Com ele, você é capaz de se planejar melhor e organizar bem os seus afazeres, de modo a não deixar que nenhum atrase ou deixe de ser feito. Ele também garante que você consiga ter um panorama melhor do seu dia, da sua semana ou do seu mês.

Pessoas que estão em cargo de gerência de alguma empresa ou negócio frequentemente precisam recorrer aos planos de ação. Isso porque, através deles, é possível organizar e visualizar melhor as metas e tarefas de cada funcionário, bem como o status da tarefa, ou seja, se ela ainda está em desenvolvimento, se já foi finalizada etc.

Não há um modelo único de plano de ação: é você quem deve montar o seu, com as informações que julga necessárias e de uma maneira que seja de fácil visualização e entendimento para você. Pode levar algum tempo até você chegar em um modelo que atenda às suas demandas, mas o tempo e as tentativas levam à perfeição.

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Como criar um plano de ação?

Embora não haja um modelo certo e único de plano de ação, há algumas dicas que podem ajudá-lo no processo de criar o seu plano de trabalho. A primeira delas é saber escolher a ferramenta de edição. As mais recomendadas são o Word, que permite criar quadros e tabelas, e o próprio Excel. Não se preocupe tanto com a aparência, já que o que importa é o conteúdo dela!

Fora essa, confira a seguir algumas das principais dicas e informações que você precisa ter em mente na hora de criar um plano de ação.

Tenha em mente os objetivos almejados

Como montar um plano de ação

O primeiro passo na hora de criar um plano de ação é saber que caminho deseja seguir e em que lugar deseja chegar. Por isso, é imprescindível ter em mente os objetivos almejados. Por exemplo, definir que o objetivo é o de organizar o almoxarifado a fim de aumentar a produtividade geral da empresa.

Para definir o objetivo, trabalhe com valores possíveis e objetivos claros. Colocar um objetivo como “aumentar os lucros” é vago, pois não está lidando com valores exatos. Ou seja, qualquer aumento estaria valendo, mesmo que fosse de apenas 1%. Também não adianta colocar valores muito otimistas, como “aumentar o lucro em 300%” Defina objetivos possíveis! Depois que alcançá-los, crie novos planos de ação, com objetivos maiores.

Defina as tarefas a serem realizadas

Para alcançar o objetivo definido anteriormente, que tarefas precisam ser executadas? E principalmente: quem serão os responsáveis por essa tarefa? É hora decidir tudo isso e colocar de maneira clara e direta em seu plano de ação, nome por nome e atividade por atividade.

Essa etapa exige também muita reflexão, pois as tarefas precisam ser divididas de maneira igualitária. De nada adianta sobrecarregar determinado funcionário, pois dificilmente ele conseguirá fazer tudo o que lhe foi definido no prazo estabelecido.

Defina os prazos

E por falar em prazos, esta é outra etapa importante do seu planejamento. Você precisa responder às seguintes perguntas: até quando eu quero que o objetivo principal seja concluído? Até quando as tarefas determinadas a cada funcionário deverão estar finalizadas?

Aqui também é preciso ponderar bastante. De nada adiante definir um prazo muito curto, assim como não adianta um prazo muito longo. É preciso trabalhar com projeções possíveis. Na parte de prazos, é importante colocar quando a tarefa foi começada e até quando ela deverá durar.

Considere o surgimento de possíveis imprevistos

Todo gestor sabe que raramente um plano segue do início ao fim da maneira como foi planejado. Isso porque imprevistos podem e geralmente acontecem. Reflita e considere sobre que imprevistos podem surgir no meio do caminho e já pense em possíveis soluções para eles. Isso permitirá que, caso algo dê errado, o seu plano não vá totalmente por água abaixo.

Apresenta o plano à sua equipe

Não guarde o plano de ação apenas para você: é importante que você o apresente, também, à sua equipe, de modo que eles saibam quais são os objetivos e as tarefas delegadas a cada um. Isso permitirá que os funcionários tenham conhecimento de seus prazos e qual é a objetivo maior por trás de suas tarefas.

A apresentação pode ser feita através de uma projeção de slides. Crie gráficos e relatórios que auxiliem sua equipe a visualizar melhor cada parte do projeto.

Acompanhe a realização das tarefas

Modelos de Plano de ação

É preciso que, como gestor do projeto, você acompanhe de perto a realização das tarefas. Faça marcações diárias em cada nome e em cada tarefa, indicando a porcentagem de conclusão da tarefa, medindo os possíveis efeitos das alterações no resultado da empresa etc.

Se você apenas delegar as tarefas e não acompanhar a realização delas, você estará correndo o risco de, quando chegar o dia em que supostamente tudo estaria da maneira como foi planejado, descobrir que pouco avanço foi realizado.

Além disso, estar sempre por perto permite que você perceba possíveis imprevistos que possam colocar seu projeto em risco. Tomar nota antecipadamente desses imprevistos permitirá que você pense com mais calma em possíveis soluções.

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